Zielgruppe & Rolle

Rolle: Sachbearbeitung / Abteilungsleiter / Geschäftsführung (Endanwender) | Voraussetzung: Zugewiesene Benutzergruppe im ConnectPORTAL

ConnectWORKFLOW im Arbeitsalltag

ConnectWORKFLOW ermöglicht es Ihnen, Aufgaben und Freigabeprozesse direkt in der ConnectCLOUD zu bearbeiten. Workflows automatisieren Geschäftsabläufe und stellen sicher, dass Aufgaben zur richtigen Zeit bei den zuständigen Personen landen.

Arbeiten in microtech büro+

In microtech büro+ starten Sie Workflows und verfolgen deren Status direkt an den betroffenen Datensätzen.

Aufgaben auf der microtech Startseite

Auf der microtech-Startseite (Dashboard/Cockpit) finden Sie in der Regel eine Übersicht Ihrer offenen Aufgaben. So sehen Sie sofort beim Programmstart, welche Freigaben oder Prüfungen in ConnectWORKFLOW auf Sie warten, ohne das Portal separat öffnen zu müssen.

Sie finden hier eine Liste von:

• Eigene Aufgaben: Aufgaben, die Sie bereits übernommen haben.
• Aufgaben der Gruppe: Aufgaben, die Ihrer Benutzergruppe zugewiesen sind und zur Übernahme bereitstehen.
• Rückfragen: Rückfragen von Kollegen, die direkt an Sie gestellt worden sind.

Workflow in microtech starten

Wenn dies korrekt eingerichtet ist, können Sie Workflows für verschiedene Arten von Datensätzen in microtech büro+ starten. Im Folgenden verwenden wir die Vorgangstabelle als Beispiel, da dies der häufigste Anwendungsfall ist.

1. Öffnen Sie die entsprechende Übersicht (z. B. Verkauf -> Vorgänge oder Einkauf -> Eingangsbelege).
2. Wählen Sie den gewünschten Datensatz aus.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Starten des Workflows (z. B. ER-Workflow).
4. Falls konfiguriert, öffnet sich ein Fenster zur Eingabe eines Hinweises oder einer Frage. Dieser Text wird dem Bearbeiter des Workflows im ConnectCLOUD Portal direkt angezeigt, bei Bedarf nutzen Sie dieses Fenster, um den Bearbeiter des Workflows über Besonderheiten zu informieren.
5. Nach dem Speichern wird der Workflow im Hintergrund angefordert.

Synchronisationszeit

Der Datenaustausch zwischen microtech und dem ConnectCLOUD Portal dauert ca. eine Minute. Bitte haben Sie kurz Geduld.

Woran erkenne ich einen gestarteten Workflow?

Sobald ein Workflow gestartet wurde, ändern sich bestimmte Felder am Datensatz in der Feldgruppe ConnectWORKFLOW:

Feld	Beschreibung
Workflowstatus	Zeigt den aktuellen Stand (z. B. "Workflow angefordert", "im Workflow", "Workflow erfolgreich abgeschlossen", "Workflow technisch fehlgeschlagen").
Workflowname	Der Name des aktiven Blueprints.
In externer Bearbeitung	Dieses Kennzeichen ist gesetzt, solange der Workflow aktiv ist.

Zusätzlich werden die Zeilen in der Übersicht oft farblich hervorgehoben:

Farbe	Bedeutung
Gelb	Workflow angefordert oder aktiv.
Hellgrün	Workflow erfolgreich abgeschlossen.
Hellrot	Workflow fachlich abgelehnt.
Violett	Workflow technisch fehlgeschlagen.

Workflow-Verlauf einsehen

Über den Reiter Internetverweise in den Details eines Vorgangs können Sie den Workflow-Verlauf direkt im Portal öffnen.

• Der Link führt Sie direkt zur Aufgabenansicht des Belegs im Portal.
• Hier sehen Sie die gesamte Historie aller Workflow-Instanzen zu diesem Beleg, falls auf dem Beleg mehrere Freigabeprozesse durchgelaufen sind, alternativ wird Ihnen direkt das Protokoll angezeigt.
• Im Protokoll können Sie einsehen, wer wann welche Entscheidung getroffen hat und welche Kommentare hinterlassen wurden.

Arbeiten im ConnectCLOUD Portal

Das Portal ist der zentrale Ort für die inhaltliche Bearbeitung der Aufgaben und die Überwachung aller Workflows.

Aufgaben finden und zentraler Instanzenüberblick

In der Aufgabenübersicht (erreichbar über die Sidebar unter Aufgaben) stehen je nach Berechtigung zwei Ansichten über einen Tab-Umschalter zur Verfügung:

1. Meine Aufgaben (Standard für alle Benutzer)

Hier finden Benutzer alle Aufgaben, die ihnen persönlich oder ihren Entra-ID-Gruppen zugewiesen sind:

• Eigene Aufgaben: Aufgaben, die Sie bereits aktiv übernommen haben.
• Aufgaben der Gruppe: Aufgaben, die Ihrer Benutzergruppe zugewiesen sind und zur Übernahme bereitstehen. Sie müssen eine Aufgabe erst Übernehmen, bevor Sie Aktionen ausführen können. Dies verhindert Doppelarbeit und Konflikte.
• Rückfragen: Rückfragen von Kollegen, die direkt an Sie gestellt worden sind.

Falls Sie eine übernommene Aufgabe doch nicht bearbeiten können, können Sie diese wieder Abgeben (Freigeben), damit Kollegen aus Ihrer Bearbeitungsgruppe sie übernehmen können.

2. Alle Workflow-Instanzen (Exklusiv für Tenant-Administratoren)

Benutzer mit der Rolle TENANT_ADMIN sehen zusätzlich den Tab Alle Workflow-Instanzen. Portal-Administratoren ohne diese Rolle haben keinen Zugriff auf diese Ansicht.

• Zentraler Überblick: Zeigt sämtliche Workflow-Instanzen des Mandanten – unabhängig davon, welcher Gruppe die Aufgaben zugewiesen sind. Dies umfasst sowohl aktive als auch historische Vorgänge (Abgeschlossen, Genehmigt, Abgelehnt, Abgebrochen, Bedingung nicht erfüllt).
• Vollständige Spaltensortierung: Die Tabelle kann nach allen relevanten Spalten sortiert werden: Belegnummer, Blueprint, Übersichtssfelder (Feld 1 und Feld 2), Gruppe, Aktueller Schritt, Besitzer, Status und Startzeitpunkt.
• Filterung & Suche: Instanzen lassen sich gezielt nach Status, Blueprint, Bearbeitergruppe und Benutzer filtern oder über ein Freitextfeld nach Belegnummer und Notizen durchsuchen.

Blueprint-Einsicht (Visualisierung & YAML)

Zu jeder Workflow-Instanz können Sie über die Schaltfläche Blueprint anzeigen (in der Tabelle oder der Detailansicht) den exakten Bauplan einsehen, mit dem die Instanz gestartet wurde:

• Grafische Vorschau (WorkflowCanvas): Interaktives Flussdiagramm aller Prozessschritte, Verzweigungen und Entscheidungswege.
• YAML-Definition: Vollständiger Quellcode des Blueprints mit Syntax-Highlighting und einer Schaltfläche zum Kopieren in die Zwischenablage.

Administrativer Ausnahme-Eingriff: Workflow beenden (Tenant Admin)

Tenant-Administratoren können aktive Workflows (OPEN oder RETRYING_MICROTECH) über die Aktion Workflow beenden vorzeitig abbrechen.

Nur für Ausnahmesituationen gedacht

Die administrative Beendigung ist kein regulärer Arbeitsschritt, sondern eine Maßnahme für Ausnahmefälle – beispielsweise wenn ein Vorgang durch gelöschte oder nicht besetzte Entra-Gruppen feststeckt, ein Konfigurationskonflikt vorliegt oder ein Beleg im ERP dringend entsperrt werden muss.

Beim Klick auf Workflow beenden öffnet sich ein Bestätigungsdialog mit optionaler Begründungseingabe. Bei der Bestätigung führt das System folgende Schritte aus:

1. Instanz abgeschlossen: Die Workflow-Instanz wird sofort in den Endstatus Abgebrochen (CANCELLED) versetzt und dauerhaft beendet.
2. ERP-Freigabe: Der Beleg wird in microtech ERP unmittelbar aus der externen Bearbeitung entsperrt (fldInExtBeaKz = false, fldInExtBeaInfo geleert).
3. Workflow-Felder bereinigen: Die Steuerungsfelder fldSel30312 (Workflowstatus) und fldSel30313 (Workflowname) werden in microtech ERP automatisch geleert, sofern davor ein Wert enthalten war.
4. Keine Belegsperre: Es wird keine Belegsperre (fldGspKz) gesetzt. Der Beleg steht Anwendern in microtech ERP sofort wieder im regulären Zustand zur Verfügung und kann bearbeitet, gebucht oder gewandelt werden.
5. Auditierung: Benutzername des Administrators, Zeitstempel und Begründung werden revisionssicher im Verlaufsprotokoll hinterlegt.

Benachrichtigungen

Je nach Konfiguration durch Ihren Administrator können Sie über neue Aufgaben per E-Mail oder Microsoft Teams benachrichtigt werden.

Detaillierte Zustände einer Instanz

Ein Workflow-Schritt kann sich in verschiedenen Zuständen befinden:

Zustand	Bedeutung / Besonderheiten
Im Besitz von einem Benutzer	Ein Kollege aus Ihrer Gruppe hat die Aufgabe übernommen. Sollte die Aufgabe innerhalb von 24 Stunden nicht bearbeitet werden, wird sie automatisch wieder der Gruppe zur Verfügung gestellt (Auto-Release).
Verfügbare Aufgaben	Die Aufgabe ist einer Gruppe zugewiesen, wurde aber noch von niemandem übernommen. Jeder Berechtigte der Gruppe kann diese Aufgabe annehmen.
Rückfrage	Ein Bearbeiter hat eine Frage an einen Kollegen gestellt. Die Aufgabe ist in dieser Zeit gesperrt, bis eine Antwort vorliegt, die Rückfrage manuell unterbrochen wird oder der Timeout abläuft.

Rückfragen

Wenn Ihnen Informationen fehlen, nutzen Sie die Funktion Rückfrage stellen:

• Wählen Sie einen Benutzer aus der Liste aus.
  • Hinweis zur Benutzerliste: Es erscheinen nur Kollegen, die in microtech mit einer gültigen E-Mail-Adresse im dafür konfigurierten E-Mail-Feld hinterlegt und nicht als "gesperrt" markiert sind.
• Geben Sie Ihre Frage ein.
• Sperrung: Während die Rückfrage offen ist, können Sie die Aufgabe nicht abschließen.
• Aufheben der Sperre: Sollte eine Rückfrage dringend sein und der Kollege nicht antworten, können Sie die Rückfrage "zurückholen", um die Bearbeitung selbst fortzusetzen.
• Automatischer Timeout: Rückfragen werden nach 24 Stunden automatisch geschlossen, falls keine Reaktion erfolgt.

Protokoll und Sichtbarkeit

Jede Aktion wird im Workflow-Protokoll festgehalten (Wer, Was, Wann sowie Hinweise und Rückfragen).

Wo ist das Protokoll sichtbar?

• Im ConnectCLOUD Portal: Das vollständige Protokoll ist in der Detailansicht jeder offenen Aufgabe einsehbar.
• In microtech büro+: Über den Internetverweis "Workflow-Verlauf" gelangen Sie direkt zur detaillierten Historie im Portal.

Rückschreibung nach microtech

Zusätzlich werden kritische Informationen direkt in das microtech-Feld GspInfo am Datensatz zurückgeschrieben:

• Initialer Hinweis: Der beim Workflow-Start eingegebene Text (aus InExtBeaInfo).
• Entscheidungen: Freigaben oder Ablehnungen der jeweiligen Schritte inklusive des Benutzernamens.
• Kommentare: Alle während der Bearbeitung im Portal hinterlassenen Hinweise.

Fehlerbehebung

Problem	Mögliche Ursache	Lösung
Workflow startet nicht / Bedingung nicht erfüllt	Belegdaten erfüllen die im Blueprint definierte Startregel (trigger.nextStep.condition) nicht (z. B. Belegart oder Betragsschwelle).	Im Verlaufsprotokoll des Portals sowie im Feld GspInfo in microtech ERP wird die konkrete nicht erfüllte Startbedingung explizit als Warnung ausgewiesen. Prüfen und korrigieren Sie die Belegdaten oder passen Sie die Blueprint-Bedingung an.
Keine Aufgaben im Portal sichtbar	Synchronisation noch nicht abgeschlossen oder fehlende Berechtigungen.	Warten Sie eine Minute. Prüfen Sie, ob Sie der richtigen Benutzergruppe im Portal zugeordnet sind.
Aufgabe ist im Portal gesperrt	Eine Rückfrage ist noch offen oder ein Kollege hat die Aufgabe bereits übernommen.	Prüfen Sie den Status der Rückfragen oder bitten Sie den Kollegen, die Aufgabe freizugeben.
Fehler "Sync failed"	Technische Probleme bei der Übertragung an microtech.	Informieren Sie Ihren Administrator. Oft hilft ein erneutes Ausführen der Aktion nach einigen Minuten.
Workflow technisch fehlgeschlagen	Ein systemkritischer Fehler ist aufgetreten (z. B. Verbindungsabbruch).	Prüfen Sie die Internetverbindung. Falls der Fehler bestehen bleibt, kontaktieren Sie den Support (siehe Support und Fehler melden).
Internetverweis fehlt	Die microtech-Regel für den Link wurde nicht korrekt ausgeführt oder das Feld Workflowname ist leer.	Stellen Sie sicher, dass der Workflow erfolgreich gestartet wurde. Prüfen Sie, ob ein Workflowname im Datensatz eingetragen ist.

Häufige Fragen

Wie lange dauert es, bis Änderungen aus microtech im Portal ankommen?

In der Regel erfolgt die Synchronisation innerhalb von 60 Sekunden.

Was passiert mit meinen Kommentaren?

Kommentare werden dauerhaft im Workflow-Protokoll gespeichert und sind sowohl im Portal als auch über den Workflow-Link in microtech einsehbar. Sie dienen der Revisionssicherheit.

Kann ich eine Rückfrage an jemanden stellen, der nicht in der Liste steht?

In der Liste erscheinen nur Benutzer, die in microtech mit einer gültigen E-Mail-Adresse im für den Mandanten konfigurierten E-Mail-Feld hinterlegt und nicht gesperrt sind.

Weitere Informationen

• Support und Fehler melden

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Weiterführende technische Referenz

Interessiert an der Architektur und den Blueprints hinter den Workflows? Technische Referenz: Workflow Blueprint