Einrichtung von microtech für ConnectINVOICE

Diese Anforderungen gelten ergänzend zur Basis-Konfiguration sowie zur Postfach-Konfiguration und sind für den vollen Funktionsumfang der ConnectInvoice-Komponente erforderlich.

Auf Wunsch kann die komplette Einrichtung der ConnectINVOICE-Schnittstelle durch MBCOM übernommen werden.

Checkliste der zu übermittelnden Daten

Diese Checkliste fasst die speziell für ConnectINVOICE an MBCOM weiterzugebenden Daten zusammen.

• Standard Adressnummer siehe Standard Adressnummer
• Nummer der Vorgangsart Eingangsrechnung oder der fachlich äquivalenten Vorgangsart im System (E-Rechnungscode 380), siehe Benötigte Vorgangsarten und E-Rechnungs-Konfiguration
• Nummer der Vorgangsart Eingangsrechnungskorrektur oder der fachlich äquivalenten Vorgangsart im System (E-Rechnungscode 384), siehe Benötigte Vorgangsarten und E-Rechnungs-Konfiguration
• Nummer der Vorgangsart Gutschrift vom Lieferanten oder der fachlich äquivalenten Vorgangsart im System (E-Rechnungscode 381), siehe Benötigte Vorgangsarten und E-Rechnungs-Konfiguration

Feldgruppe in Vorgängen

Für ConnectINVOICE wird in der Datendatei Vorgänge eine Feldgruppe mit der Bezeichnung ConnectINVOICE benötigt. In dieser Feldgruppe ist das nachfolgende Selektionsfeld anzulegen.

Eigenschaft	Wert
Datendatei	Vorgänge
Name	technischer Name gemäss microtech-Vorgabe, z. B. SelGrp_11
Bezeichnung	ConnectINVOICE
Anzahl der Spalten	2
Felder von links nach rechts anordnen	Nein

Der technische Name der Feldgruppe ist fachlich nicht relevant. Er wird von microtech vorgeschlagen und lässt sich nicht anpassen. Daher kann dieser Name je System abweichen.

Selektionsfeld in Vorgängen

Für ConnectINVOICE wird folgendes Selektionsfeld benötigt:

Eigenschaft	Wert
Datendatei	Vorgänge
Gruppe	ConnectINVOICE
Selektionsfeld*	Sel30310
Bezeichnung	Bezugsbelege zum Vorgang
Feld in Datensatz einfügen	Ja
Sichtbar in Eingabe	Ja
Schreibschutz in Eingabe	Nein
Feldart	Text (Unicode-String)
Feldgrösse	250
Feldeingabekennzeichen	Alles
Wert NULL nicht darstellen	Nein / nicht verwendet
Feldwert beim Kopieren von Datensätzen über das Erfassungsformular löschen	Ja
Feldwert beim Verschieben von Datensätzen in / aus History bzw. Archiv löschen	Nein

Die Feldnummer kann beim Anlegen manuell vergeben werden, wenn beim Klick auf Neues Feld die Strg-Taste gedrückt wird.

Sortierung für das Selektionsfeld

Zusätzlich sollte für dieses Selektionsfeld eine Sortierung mit Index angelegt werden.

Eigenschaft	Wert
Name	Sel30310
Bezeichnung	Bezugsbelege zum Vorgang
Für Sortierung einen Index erzeugen	Ja
Feldname 1	Bezugsbelege zum Vorgang [Sel30310]
Feldname 2	Nicht angegeben
Feldname 3	Nicht angegeben
Feldname 4	Nicht angegeben
Feldname 5	Nicht angegeben
Sortierungsfilter	leer
Feldwert der Indexfelder muss eindeutig sein	Nein
Nur Datensätze mit gefüllten Indexfeldern in Index aufnehmen	Nein
Index / Sortierung beinhaltet Feld für benutzerspezifische Eingrenzung	Nein / nicht verwendet
Diese Sortierung in Details mit Sortierungsunterstützung bereitstellen	Ja
Sortierung soll numerisch erfolgen (für alle Indexfelder)	Nein
Speicherung der Felder - Art	Automatik verwenden

Benötigte Vorgangsarten und E-Rechnungs-Konfiguration

Für ConnectINVOICE müssen in microtech zusätzlich mindestens die folgenden Vorgangsarten vorhanden sein. Diese drei Vorgangsarten sind notwendig, da dies die typischen Belegarten sind, die von Lieferanten zugesendet werden. Die Bezeichnungen der Vorgangsarten können im jeweiligen System frei gewählt oder geändert worden sein. Gemeint ist daher jeweils die fachlich äquivalente Vorgangsart.

Vorgangsart	Standardnummer / Hinweis	E-Rechnungscode
Eingangsrechnung	normalerweise Standard mit Nummer 41	380
Eingangsrechnungskorrektur	muss normalerweise zusätzlich eingerichtet werden	384
Gutschrift vom Lieferanten	normalerweise Standard mit Nummer 92	381

Die verwendeten Nummern dieser Vorgangsarten bzw. der fachlich äquivalenten Vorgangsarten im jeweiligen System müssen für ConnectInvoice an MBCOM übermittelt werden.

Standard Adressnummer

Zusätzlich muss uns für ConnectINVOICE eine Standard Adressnummer mitgeteilt werden. Unter dieser Adresse können Eingangsbelege angelegt werden, wenn keine Zuordnung auf eine bestehende Lieferantenadresse möglich war.

DV-Artikel für Eingangsbelege ohne Bestellbezug

Für ConnectINVOICE sollten allgemeine Artikel für diverse Eingangsbelege ohne Bestellbezug vorhanden sein, im Folgenden DV-Artikel, wobei DV für Divers steht.
Diese Artikel dienen als allgemeine Positionsartikel für importierte E-Rechnungen, wenn keine artikelgenaue Übernahme aus einer Bestellung möglich ist.
Über diese DV-Artikel erfolgt anschließend die gewünschte Kontozuordnung in microtech.

DV-ARTIKELNAME ist dabei nur ein Vorschlag für ein mögliches Benennungsschema.
Technisch kann auch jede andere eindeutige Artikelnummer bzw. Artikelbezeichnung verwendet werden.
Wichtig ist nur, dass die vorgesehenen Artikel im Zielsystem vorhanden sind und fachlich zur gewünschten Kontozuordnung passen.

Je nach Buchungslogik können mehrere DV-Artikel erforderlich sein, zum Beispiel für unterschiedliche Aufwandsarten oder für unterschiedliche Steuer- bzw. Kontenkombinationen.

Importvorlage für DV-Artikel

• Die Datei DV_Artikel_Import-Vorlage.xlsx enthält eine mögliche Importvorlage für solche DV-Artikel.
• Das Import-Layout DV-Artikel-Import.BPL gehört zu dieser Importvorlage und kann für den Import der DV-Artikel in microtech verwendet werden.

Wichtiger Hinweis

Dieses Import-Layout ist ein von MBCOM bereitgestelltes Standardlayout, das gezielt nur die aus unserer Sicht wesentlichen Felder für diesen Anwendungsfall anspricht.
Weitere Felder können beim Import je nach Einstellungen, Automatismen, Parametern, Vorgaben und Regeln des jeweiligen microtech-Systems zusätzlich automatisch gesetzt, vorbelegt oder verändert werden.
Die fachliche und technische Prüfung, ob dadurch im konkreten Zielsystem korrekte Werte entstehen, liegt beim jeweils einsetzenden Unternehmen bzw. beim betreuenden Partner.

Dies gilt auch für die Felder, die durch unser Standardlayout direkt gesetzt werden.
Auf individuelle Besonderheiten, kundenspezifische Erweiterungen, abweichende Parametrisierungen, bestehende Automatismen oder spezielle Regeln im jeweiligen Zielsystem kann dieses Standardlayout nicht automatisch Rücksicht nehmen.
Vor produktivem Einsatz müssen Importvorlage und Import-Layout daher immer im jeweiligen System geprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Die Vorlage verwendet die folgenden Spalten:

Feld	Bedeutung / Hinweis
Artikelnummer	Eindeutige Artikelnummer des Datensatzes. Pro Artikel nur einmal verwenden. Falls bereits DV-Artikel im System vorhanden sind, auf doppelte Nummern achten.
Suchbegriff	Suchschlüssel für den Artikel.
Art des Artikels	Artikelart des Datensatzes, in der Vorlage Standardartikel.
Warengruppennummer	Vorhandene bzw. eingerichtete Warengruppennummer des Zielsystems verwenden.
Kurzbezeichnung 1	Kurze Artikelbezeichnung.
Bezeichnung 1	Ausführlichere Artikelbezeichnung.
Abweichende FiBu Erfolgskonten verwenden	Muss auf WAHR stehen, damit für den Artikel abweichende FiBu-Erfolgskonten hinterlegt werden können.
Einheit	Artikeleinheit, empfohlen z. B. Stk. entsprechend der im System hinterlegten Einheit für Stück.
History	Empfohlen: WAHR.
Lagerfähig	Empfohlen: FALSCH.
Umsatzfähig	Empfohlen: WAHR.
Erfolgs-Umsatzsteuerkonten	Zuordnung Steuerschlüssel=Kontonummer, mehrere Einträge durch Komma getrennt. Bitte nur Steuerschlüssel und Kontonummern verwenden, die im Zielsystem vorhanden sind.

Das Blatt Import-Vorschläge enthält bereits Beispielartikel für typische Aufwandsarten, zum Beispiel Bewirtungskosten, Bürobedarf, Internet, Porto, Versicherungen oder Wartungskosten. Die dort vorgeschlagenen Datensätze sind als Ausgangsbasis zu verstehen. Insbesondere Warengruppennummer, Steuerschlüssel und Kontonummern müssen an das jeweilige Zielsystem angepasst werden.

Die in der Vorlage enthaltenen Artikelnummern mit dem Präfix DV- sind Beispielwerte und können bei Bedarf an das jeweilige System angepasst werden. Wichtig für ConnectINVOICE ist nicht das konkrete Benennungsschema, sondern dass die vorgesehenen allgemeinen Artikel für E-Rechnungen ohne Bestellbezug vorhanden sind und die benötigte Kontozuordnung darüber abgebildet wird.

Regel für Neusetzung vom Datum

Diese Regel stellt in microtech für ConnectINVOICE eine eigene Funktion Datum neu setzen bereit. Die Funktion löscht am Vorgang das Feld Datum [Dat] und weist den Benutzer anschließend darauf hin, den Vorgang direkt zu öffnen und ein neues Datum zu setzen.

Die Regel ist für die in ConnectINVOICE verwendeten Eingangsbelegarten vorgesehen, bei denen das Vorgangsdatum bewusst neu gesetzt werden muss.

Wichtig

Nach dem Ausführen der Funktion ist das Vorgangsdatum leer. Der betroffene Vorgang muss deshalb umgehend geöffnet und mit einem neuen Datum gespeichert werden.

Regel anlegen

Legen Sie in microtech eine neue Regel mit der Auswertungsposition Eigene Abläufe (Funktionen) an. Empfohlene Einstellungen für den Regelkopf:

Eigenschaft	Wert
Nummer	freie Regelnummer gemäß Systemvorgabe
Regel kann benutzt werden	Ja
Bezeichnung	Datum neu setzen oder gemäß lokaler Namenskonvention
Berechtigungsgruppe	gemäß Berechtigungskonzept
Auswertungsposition	Eigene Abläufe (Funktionen)
Beschriftung	Datum neu setzen
Beschreibung	leer
Tastenkombination	Keine
Symbol	passendes Datum- bzw. Kalender-Symbol

Bedingungen

Die Funktion soll nur für die vorgesehenen ConnectINVOICE-Vorgangsarten und nur in fachlich zulässigen Zuständen verfügbar sein. Verwenden Sie dafür die Vorgangsarten aus der ConnectINVOICE-Einrichtung:

Fachliche Vorgangsart	E-Rechnungscode
Eingangsrechnung	380
Eingangsrechnungskorrektur	384
Gutschrift vom Lieferanten	381

In der Formel müssen die jeweils im Kundensystem verwendeten microtech-Nummern dieser Vorgangsarten eingesetzt werden.

Aktivieren Sie im Bereich Bedingungen (Wenn) die Option:

• Verfügbarkeitsbedingung für Schaltfläche

Nicht aktiviert werden:

• Immer ausführen
• Nach dem Ausführen, keine weiteren Regeln auswerten
• Unterstützung für Mehrfachauswahl
• Über eine Formel definieren (vor dem Ausführen)

Formel für die Verfügbarkeitsbedingung:

(«Vog.Art»=<Nummer Eingangsrechnung> or «Vog.Art»=<Nummer Eingangsrechnungskorrektur> or «Vog.Art»=<Nummer Gutschrift vom Lieferanten>) and («Vog.GebuchtKz»=false or («Vog.GebuchtKz»=true and «Vog.StorniertKz»=true))

Vorgangsarten prüfen

Die Platzhalter in der Formel müssen vor dem Speichern durch die tatsächlichen Vorgangsartnummern aus dem jeweiligen microtech-System ersetzt werden. Gemeint sind die fachlich äquivalenten Vorgangsarten Eingangsrechnung, Eingangsrechnungskorrektur und Gutschrift vom Lieferanten.

Schritt 1: Datum löschen

Legen Sie als erste Anweisung eine Feldzuweisung an.

Eigenschaft	Wert
Anweisungsart	Feldzuweisungen
Bezeichnung	Datum löschen
Anweisung soll ausgeführt werden	Ja

Zuweisung:

Feld	Art der Feldzuweisung	Vorgabewert
Datum [Dat]	Feldwert löschen	leer

Die folgenden Kennzeichen bleiben deaktiviert:

• Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regelanweisungen auswerten
• Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regeln auswerten

Schritt 2: Aufforderung anzeigen

Legen Sie als zweite Anweisung eine Meldung an.

Eigenschaft	Wert
Anweisungsart	Meldung / Abfrage
Bezeichnung	Aufforderung
Anweisung soll ausgeführt werden	Ja
Dialogart	Hinweis
Layout	Bitte öffnen Sie nun den Vorgang umgehend und setzen Sie ein neues Datum!
Schaltflächen	Ok und (Keine)

Die folgenden Kennzeichen bleiben deaktiviert:

• Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regelanweisungen auswerten
• Nach Ausführen dieser Anweisung, keine weiteren Regeln auswerten

Prüfung nach der Einrichtung

Prüfen Sie nach dem Speichern der Regel mindestens die folgenden Punkte:

1. Die Funktion Datum neu setzen ist bei den vorgesehenen ConnectINVOICE-Vorgangsarten sichtbar.
2. Die Funktion ist bei ungebuchten Vorgängen verfügbar.
3. Die Funktion ist bei gebuchten und stornierten Vorgängen verfügbar.
4. Die Funktion ist bei gebuchten, nicht stornierten Vorgängen nicht verfügbar.
5. Nach dem Ausführen ist das Feld Datum [Dat] leer und die Hinweismeldung wird angezeigt.

Ansichten

Wir empfehlen im Bereich Einkauf ein neues Register anzulegen, in dem Eingangsrechnung, Eingangsrechnungskorrektur und Gutschrift vom Lieferanten gebündelt werden. Die nachfolgend beschriebenen Ansichten können bei Bedarf aber auch in anderen Registern eingerichtet werden, zum Beispiel im Archiv.

Empfehlung

Für die Bearbeitung in microtech empfehlen wir Ihnen einen Bildschirm mit einer Auflösung von mindestens 3440 x 1440 Pixeln, sodass Sie sämtliche relevante Informationen, die für die Prüfung und Verarbeitung der Vorgänge gut wären, darstellen können. Sollten Sie hierzu Fragen haben melden Sie sich gerne bei uns.

Vorgangsregister einrichten

Pfad in microtech:

• Parameter -> Vorgänge und Zwischenbelege -> Vorgangs-Register

Dort einen neuen Vorgangs-Register-Datensatz anlegen oder einen bestehenden Datensatz entsprechend anpassen.

Empfohlene Einstellungen für das Register:

Eigenschaft	Wert
Kurzbezeichnung	Eingang
Bezeichnung	Eingangsbelege ER,ERK,GL
Berechtigungsgruppe	(Nicht zugeordnet) im gezeigten Beispiel
Benutzt	Ja
Vorgangsart für NEU	Eingangsrechnung
Bei Neuanlage über NEU nur die oben aktivierten Vorgangsarten zulassen	Nein
Register sichtbar im Bereich Einkauf	Ja
Register sichtbar im Bereich Verkauf	Nein
Register sichtbar im Bereich Produktion	Nein

In der Liste Vorgangsarten die in diesem Register angezeigt werden sollen sollten mindestens die folgenden Vorgangsarten aktiviert werden:

• Eingangsrechnung
• Eingangsrechnungskorrektur
• Gutschrift vom Lieferanten

Die Bezeichnungen der Vorgangsarten können im jeweiligen System frei gewählt oder geändert worden sein. Gemeint ist daher jeweils die fachlich äquivalente Vorgangsart.

Die konkrete Berechtigungsgruppe kann bei Bedarf an das jeweilige Berechtigungskonzept angepasst werden.

Ansicht einrichten

Anschliessend im neu angelegten Register oder in einem anderen gewünschten Register die Ansicht einrichten:

1. Im Bereich Einkauf den Punkt Belege / Vorgänge öffnen und in das Register wechseln, in dem die Ansicht eingerichtet werden soll.
2. Das Detailfenster Akt. Vorgang hinzufügen und auf die Tabellenansicht ConnectInvoice_Kontrollansicht_AktVog umstellen.
3. Das Detailfenster Positionen hinzufügen und auf die Tabellenansicht ConnectInvoice_Kontrollansicht_Pos umstellen.
4. Das Detailfenster Zugeordnetes Dokument hinzufügen.
5. Das Detailfenster Vorgänge hinzufügen und auf die BL-sortierte Tabellenansicht umstellen.
6. Innerhalb der Detailansicht Vorgänge zusätzlich die Detailansicht Positionen hinzufügen.

Für Schritt 5 empfiehlt sich eine eigene Tabellenansicht für Bestellungen, zum Beispiel Vorgänge: Adressnummer - Nur BL. Diese kann im Fenster Tabellenansichten für Vorgänge bearbeiten aus einer bestehenden Ansicht kopiert und anschliessend in den Eigenschaften angepasst werden.

Empfohlene Einstellungen für diese Tabellenansicht:

Eigenschaft	Wert
Bezeichnung	Vorgänge: Adressnummer - Nur BL im gezeigten Beispiel
Sortierung	Vorgänge nach Adressnummer
Vorgabe für Sortierungsreihenfolge	keine abweichende Vorgabe im gezeigten Beispiel
Anzeigefilter	<<Art>>=40

Die Nummer 40 steht im gezeigten Beispiel für die Vorgangsart Bestellung und kann im jeweiligen Kundensystem abweichen. Die Bezeichnungen und Nummern der Vorgangsarten können im jeweiligen System frei gewählt oder geändert worden sein. Gemeint ist daher jeweils die fachlich äquivalente Vorgangsart Bestellung.

Für die in Schritt 2 und 3 genannten Tabellenansichten stehen die folgenden Exportdateien zur Verfügung:

• ConnectInvoice_Kontrollansicht_AktVog.BPT
• ConnectInvoice_Kontrollansicht_Pos.BPT

Diese beiden BPT-Dateien enthalten die Einstellungen für die empfohlenen Tabellenansichten ConnectInvoice_Kontrollansicht_AktVog und ConnectInvoice_Kontrollansicht_Pos und können als Grundlage für die Einrichtung verwendet werden.

Das Register und die dargestellte Ansicht sind als Empfehlung zu verstehen. Bei Bedarf können sie im Rahmen der Möglichkeiten von microtech an individuelle Anforderungen und Kundenwünsche angepasst werden.