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Einrichtung von Workflow-Notifikationen ​

Für Workflows in ConnectCLOUD können automatische Benachrichtigungen per E-Mail sowie für Rückfragen über Microsoft Teams konfiguriert werden. Die Steuerung erfolgt im jeweiligen Workflow-Blueprint (YAML/JSON) bei der Workflow-Anlage im Portal.

Dies stellt sicher, dass Bearbeiter zeitnah über anstehende Aufgaben und offene Rückfragen informiert werden.

E-Mail-Benachrichtigungen ​

Sobald die Mail-Komponente im Portal eingerichtet ist (Mail-Konfiguration), können Benachrichtigungen per E-Mail versendet werden.

  • Absender: Die im Portal hinterlegte E-Mail-Adresse fungiert als technischer Absender für alle Notifikationen.
  • Empfänger:
    • Bei regulären Workflow-Schritten (UserStep): Definition der Zieladresse im Blueprint über notificationEmail.
    • Bei Rückfragen: Automatische Ermittlung der E-Mail-Adresse der ausgewählten Zielperson aus den microtech-Benutzerstammdaten (tblUsers.fldEMail1).
  • Inhalt: Jede E-Mail enthält die relevanten Eckdaten (Belegnummer, Mandant, Vorgangsart, Fragetext) sowie einen direkten Link zur Aufgabe im Portal.

Microsoft Teams-Benachrichtigungen bei Rückfragen ​

Um Rückfragen zusätzlich zur E-Mail direkt als persönliche Microsoft Teams-Nachricht zuzustellen, kann ein Power-Automate-Webhook angebunden werden.

Detaillierte Anleitung & Blueprint-Anpassung

Die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung des Power-Automate-Flows (inkl. Trigger-Schema, JSON-Payload und Teams-Aktion) sowie zur Blueprint-Konfiguration (inquiryWebhookUrl) finden Sie in der technischen Dokumentation:

👉 Technische Dokumentation: Rückfragen-Notifikationen & Teams-Webhooks